Cette politique décrit comment Reflet-Flow traite les données à caractère personnel. Elle distingue deux situations très différentes.
Les données de votre entreprise, que nous collectons pour nous. Votre nom, votre adresse professionnelle, votre courriel, les échanges que nous avons. Nous en sommes le responsable du traitement, et cette politique s'y applique.
Les données de vos clients, que vous enregistrez dans l'outil. Noms, adresses, photos de chantier, signatures de vos clients à vous. Nous en sommes seulement le sous-traitant : vous en restez responsable, nous les traitons sur vos instructions et pour vous seul. Le cadre est fixé par l'accord de sous-traitance.
Nous n'utilisons jamais les données de vos clients pour notre compte : ni analyse commerciale, ni revente, ni entraînement de modèle.
| Donnée | Pourquoi | Base légale |
|---|---|---|
| Nom, entreprise, courriel, téléphone | Vous recontacter après une candidature | Mesures précontractuelles |
| Adresse courriel du compte | Vous authentifier par lien à usage unique | Exécution du contrat |
| Identité et coordonnées de votre entreprise | Figurer sur vos documents, émettre vos factures Peppol | Exécution du contrat |
| Journal des actions sensibles | Sécurité, traçabilité | Intérêt légitime |
| Adresse IP et navigateur lors d'une signature | Valeur probante de la signature | Intérêt légitime |
Nous ne déposons aucun cookie publicitaire et ne pratiquons aucun suivi à des fins de marketing.
Ce tableau ne concerne que les données dont nous sommes responsables (section 1). Les données métier que vous enregistrez — vos clients, devis, interventions, factures — suivent les conditions générales d'utilisation : trente jours pour les récupérer après la fin de l'accès, puis suppression.
| Donnée | Durée | Comptée depuis |
|---|---|---|
| Factures, notes de crédit et leurs archives | 10 an(s) | date de la pièce |
| Contrats signés et preuves de signature | 10 an(s) | date de signature |
| Interventions, check-lists et photos de chantier | 5 an(s) | date d'intervention |
| Devis refusés, expirés ou restés sans réponse | 3 an(s) | date du devis |
| Rendez-vous avec des prospects jamais devenus clients | 1 an(s) | date du rendez-vous |
| Fiches de clients sans aucune activité | 3 an(s) | dernière activité |
| Journal des actions sensibles | 2 an(s) | date de l'action |
| Comptes et coordonnées des utilisateurs | 1 an(s) | fin du service |
| Compteurs de limitation de débit | 1 mois | dernier compteur |
Une pièce comptable protège ce qui s'y rattache : tant qu'une facture est sous obligation de conservation, la fiche du client concerné et les documents liés ne sont pas effacés.
État de la mise en œuvre. La politique est appliquée par un traitement hebdomadaire, actuellement en mode recensement : il rapporte ce qui est périmé sans rien supprimer. La suppression effective sera activée après vérification des premiers rapports.
L'éditeur, pour l'exploitation technique et l'assistance. Et les prestataires suivants, strictement pour leur rôle :
| Prestataire | Rôle | Où |
|---|---|---|
| Neon | Base de données | Francfort, Allemagne — UE |
| Vercel | Hébergement, stockage des documents et photos | À préciser |
| Resend | Envoi des courriels | Irlande — UE |
| Scrada | Transmission des factures Peppol | Belgique |
Aucune donnée n'est vendue ni transmise à des fins publicitaires.
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité. Écrivez à contact@reflet-flow.com ; nous répondons dans un délai d'un mois.
L'export complet de votre dossier est disponible à tout moment depuis les paramètres de l'application : données structurées, tableurs, pièces comptables archivées et photos de chantier.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be).
Les mesures en place sont décrites dans l'accord de sous-traitance : séparation stricte entre entreprises, authentification sans mot de passe stocké, secrets chiffrés, documents archivés avec empreinte d'intégrité, journal d'audit, sauvegardes. Base de données dans l'Union européenne.
Toute modification substantielle est annoncée avant son entrée en vigueur. L'historique des versions est conservé.